Firma przygotowująca sie do inwestycji musi zawsze na początku stworzyć kosztorys inwestorski, który da jej odpowiedź na pytanie ile pieniędzy trzeba zarezerwować na przeprowadzenie inwestycji.

Aby taki kosztorys mógł powstać niezbędne jest wcześniejsze opracowanie dokumentacji projektowej. Na jej bazie można stwierdzić jaka będzie dokładna ilość robót niezbędnych aby powstała zaplanowana inwestycja. W skład dokumentacji projektowej wchodzą m.in. projekt wykonawczy, specyfikacja techniczna oraz założenia wyjściowe do kosztorysowania.

Projekt wykonawczy zawiera w sobie rysunki techniczne, projekty instalacji, opisy techniczne itp. To z rysunków będziemy mogli pobrać dokładne długości czy to ścian czy elementów konstrukcyjnych. W specyfikacji technicznej natomiast będzie napisane czy ściana, której wymiary pobraliśmy z rysunku, ma być zbudowana z cegły energooszczędnej czyli droższej, czy z najtańszej cegły, ale bez szczególnych własności energooszczędnych.

Założenia wyjściowe, trzeci składnik dokumentacji to wszelkie informacje dodatkowe, które mogą mieć znaczenie przy ustaleniu ceny inwestycji. Np. to kto będzie wywoził śmieci i gruz z placu budowy. Jeśli ta czynność będzie po stronie inwestora, to automatycznie wykonawca nie będzie wstawiał jej w swoim kosztorysie jako kosztu, który musi ponieść.

Przygotowaniem, dokumentacji projektowej, szczególnie projektu wykonawczego zajmują się specjalistyczne biura projektowe, które na podstawie wytycznych inwestora przygotowują projekt inwestycji. Następnie na podstawie projektu sporządza się przedmiar robót czyli dokładne ich dokładne wyszczególnienie w ciągu technologicznym wraz z opisem. Na podstawie przedmiaru można już stworzyć kosztorys. Często inwestorzy nie mający odpowiedniej wiedzy zlecają w biurach projektowych stworzenie wszystkich tych dokumentów od dokumentacji po kosztorys inwestorski.